MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI




3.1. Konsep Manajemen ProyekManajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,masalah dan proses.

Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperanpenting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakandalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people managementcapability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapanorganisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah denganmelakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

3.1.1. Dasar-Dasar OrganisasionalOrganisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja samaantara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapaisuatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistemmaka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salahsatunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangkapendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi ataukedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untukmembantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaandan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhikeberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentangorganisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerjabagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilantujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusanmanajemen yaitu :
-manajemen tingkat bawah (operasional),
-manajemen tingkatmenengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan
-manajemen tingkat atas(strategik).
Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telahditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan biladiterapkan dengan benar.- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelassehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrolinventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangattergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakanpengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek danmengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisadialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, danmeramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakanproduktivitas.- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal danmembutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukanpengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuaistandar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbingmanajer operasional dan manajer tingkat menengah.- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidakpasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannyaadalah pengarahan dan perencanaan.- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasimenjalankan tugas dan tujuan organisasi.- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahanperubahanyang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahuiperaturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategiperusahaan-perusahaan pesaing).

3.2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem InformasiSuatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakandan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yangbaik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yangdiharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemenpuncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan darimanajemen puncak tersebut.

3.2.1. Kebijakan SistemKebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan olehmanajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraihkesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yanglama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

3.2.2. Perencanaan SistemPerencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhankebutuhanfisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang(periode sampai 5 tahun).Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

3.2.3. Proses Perencanaan SistemProses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga prosesutama, yaitu :
1.Merencanakan proyek-proyek sistem Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
2.Mengidentifikasi proyek-proyek sistemMenetapkan sasaran proyek-proyek sistemMenetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
3.Menetukan prioritas proyek-proyek sistemMembuat laporan perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen
1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi :
A.Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembanganyang ada atau dari
luar perusahaan (konsultan)
B.Mengumumkan proyek pengembangan sistem
2. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkanMelakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang palinglayak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
A.Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
B.Melakukan studi kelayakanMenilai kelayakan proyek sistemMembuat usulan proyek
sistemMeminta persetujuan manajemen

3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepatdapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasidan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,lingkungan) yang mempengaruhinya.Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakanpilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang samaMenggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empirisMemperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagianyang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yangdiperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik GanttMerupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatiftugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yangkemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkanjadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telahdijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputermenggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan ComputerAssociates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelakuyang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnisdan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi danmengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untukmendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yangdikaitkan dengan penggunaan produk.

adopted from :adingresik.blogspot.com